Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. UE 2016/679 (GDPR)
Trattamento dei dati personali
Nota. La presente informativa può essere soggetta ad aggiornamenti periodici, anche in ragione di modifiche normative o tecniche. Per qualsiasi chiarimento, contattaci agli indirizzi indicati al punto 1.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è:
- Ragione sociale / denominazione: Boris Mints
- Sede legale: Via Campania, Melegnano, MI
- Partita IVA / Codice fiscale: MNTBRS73A20Z139P
- Email di contatto per la privacy: info@studiodox.it
- PEC (se applicabile): [facoltativo]
StudioDOX è la denominazione commerciale del software e dei servizi informativi presentati su https://www.studiodox.it (e, senza prefisso www, https://studiodox.it, stesso contenuto). L’URL canonico per i motori di ricerca è https://www.studiodox.it, incluse le pagine collegate e la pagina contatti. Il Titolare determina le finalità e le modalità del trattamento relativi al sito e alle richieste inviate tramite i form predisposti.
2. Responsabile della protezione dei dati (DPO / RPD)
Il Titolare non ha nominato un DPO, ove non sussistano i presupposti obbligatori di legge. In caso di nomina successiva, i recapiti del DPO saranno indicati in questa informativa.
Se desiderate un contatto dedicato al trattamento dati, utilizzate l’indirizzo email indicato al punto 1.
3. Categorie di dati trattati
Trattiamo dati che ci fornite direttamente o che il sito raccoglie in modo automatizzato, limitatamente a quanto necessario:
- Dati di contatto e contenuto della richiesta: ad esempio nome e cognome, indirizzo email, numero di telefono, organizzazione di appartenenza, testo del messaggio e opzioni selezionate nel modulo (es. tipologia di interesse per le soluzioni StudioDOX).
- Dati di navigazione e log tecnici: ad esempio indirizzo IP, orario di accesso, tipo di browser, pagine visitate, se raccolti tramite il server di hosting o strumenti strettamente necessari al funzionamento del sito.
- Newsletter (se attiva sul sito): indirizzo email e, se richiesti, ulteriori campi per l’iscrizione.
Non richiediamo, di regola, dati particolari (ex “sensibili”) o giudiziari: vi chiediamo di non inserirli nelle caselle testuali salvo se strettamente necessari; in tal caso valuteremo autonomamente la liceità e la documentazione aggiuntiva.
4. Finalità, basi giuridiche e conservazione
Per ciascuna attività indichiamo la base giuridica (art. 6 GDPR) e i criteri di conservazione in forma sintetica.
| Finalità | Base giuridica | Conservazione (indicativa) |
|---|---|---|
| Rispondere alle richieste inviate tramite il modulo contatti (gestione precontrattuale, invio di informazioni commerciali non promiscue se attesa dalla richiesta). | Esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dell’interessato (art. 6(1)(b)) e, ove occorra un consenso esplicito al contatto, consenso (art. 6(1)(a)). | Per il tempo necessario a evadere la richiesta e, salvo obblighi di legge o tutela in giudizio, non oltre 24 mesi salvo proroghe documentate. |
| Invio di comunicazioni promozionali o newsletter (se presenti sul sito e se richiesto l’iscrizione). | Consenso (art. 6(1)(a)) — revocabile in ogni momento. | Fino a revoca del consenso o richiesta di cancellazione; successivamente blocco o cancellazione in archivi di backup per tempi tecnici limitati. |
| Adempimenti legali, risposta ad autorità, contenzioso, tutela del sito (sicurezza, abusi). | Obbligo legale, legittimo interesse o difesa in sede giudiziaria, come applicabile (art. 6(1)(c) o (f)). | Per i tempi previsti dalla legge o dalla prescrizione, salvo proroghe per il contenzioso in corso. |
| Sicurezza del sito e prevenzione abusi, analisi statistiche tecniche in forma aggregata, se strumenti non invasivi sono adottati. | Legittimo interesse del Titolare alla sicurezza delle reti e delle informazioni (art. 6(1)(f)), bilanciato con i diritti dell’utente. | Secondo policy del servizio di hosting; log in forma ridotta, salvo incidenti o richieste delle autorità. |
5. Modalità del trattamento
Il trattamento avviene con strumenti elettronici, nel rispetto del principio di minimizzazione. Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate a prevenire accessi non autorizzati, divulgazione, modifica o distruzione illecita (art. 32 GDPR).
6. Destinatari e respons esterni
Per l’erogazione del sito e delle richieste, i dati possono essere comunicati a soggetti che operano come Responsabili ex art. 28 GDPR o sub-responsabili, nella misura necessaria:
- Fornitore di hosting / infrastruttura presso cui risiede il sito e i file.
- Servizi di inoltro moduli a email (es. “form-to-email”): se utilizzate soluzioni di terze parti per ricevere le richieste del modulo contatti, il messaggio e i dati inseriti transitano attraverso tali fornitori, che trattano i dati in qualità di Responsabile per conto del Titolare, ove vincolati da apposita nomina. È consigliabile sottoscrivere il documento contrattuale (DPA) proposto dal fornitore.
- Fornitori di servizi posta elettronica, backup, manutenzione IT, ove strumentali.
- Autorità pubbliche, ove ne abbiano diritto in forza di legge.
Non c’è cessione a terzi a fini di marketing dei dati stessi “alla fonte” da parte del Titolare, salvo quanto l’utente abbia accettato espressamente o quanto imposto per legge.
7. Trasferimenti di dati verso paesi non UE
Alcuni fornitori (inclusi eventuali servizi per moduli o cloud postale) possono trattare dati presso server localizzati al di fuori dello Spazio economico europeo (inclusi gli Stati Uniti). In tal caso, il Titolare impone, ove possibile, clausole contrattuali standard o altre garanzie adeguate ai sensi del capo V del GDPR, e verifica i documenti d’incarico verso i Responsabili esteri.
8. Diritti dell’interessato (artt. 15–22 GDPR)
Vi spettano i seguenti diritti, nelle condizioni e con i limiti fissati dalla legge: accesso, rettifica, cancellazione (diritto all’oblio), limitazione, portabilità (ove applicabile), opposizione al trattamento basato su interesse legittimo, e revoca del consenso ove la base giuridica sia il consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
Potete esercitare i diritti scrivendo al Titolare agli indirizzi indicati al punto 1. Potete inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
9. Obbligo o facoltà di conferire i dati
Il conferimento dei dati segnati come obbligatori nel modulo contatti è necessario per inoltrare la richiesta; in mancanza, non possiamo gestire correttamente la comunicazione. I campi facoltativi rifiutano il servizio? No: sono volti a inquadrare meglio la richiesta.
10. Processi decisionali automatizzati e profilazione
Le richieste trasmesse tramite il form non danno origine, quale regola, a decisioni interamente automatizzate o a profilazione con effetti giuridici. Qualora in futuro si adottassero strumenti di profilazione, verrà fornita informativa specifica e, se necessario, raccolto il consenso.
11. Cookie e strumenti di tracciamento
Il sito non utilizza cookie di profilazione né strumenti di analisi statistica di terze parti (es. Google Analytics). Non vengono raccolti dati per finalità di marketing o pubblicità mirata.
Per la visualizzazione dei caratteri tipografici, il sito carica risorse dai server Google Fonts (fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com). Questo comporta la trasmissione dell’indirizzo IP del visitatore a Google al momento del caricamento della pagina, come avviene per qualsiasi richiesta a un server esterno; il servizio, nella modalità utilizzata da questo sito, non imposta cookie di tracciamento. Per maggiori informazioni: informativa privacy di Google.
Qualora in futuro venissero attivati strumenti di analisi o tracciamento non strettamente tecnici, questa informativa sarà aggiornata di conseguenza e, ove richiesto dalla normativa, sarà raccolto il consenso dell’utente.
12. Trattamento dei dati tramite l’applicazione StudioDOX (software desktop) e integrazione con Gmail
Oltre al trattamento dei dati di navigazione sul presente sito, descritto nei punti precedenti, l’applicazione desktop StudioDOX — scaricabile e installabile separatamente — tratta ulteriori dati secondo le modalità descritte di seguito.
Dati locali. StudioDOX è un’applicazione locale: l’indice di ricerca, i documenti archiviati, le configurazioni e i token di accesso sono salvati esclusivamente sul computer dell’utente, non su un server gestito dal Titolare né su un cloud pubblico.
Fornitori terzi di intelligenza artificiale. Per costruire l’indice di ricerca e rispondere alle richieste dell’utente, il testo estratto dai documenti selezionati viene inviato, solo quando necessario, ai seguenti fornitori terzi:
- Anthropic (Claude) — per rispondere a domande in linguaggio naturale, generare bozze e riassunti;
- Voyage AI — per generare rappresentazioni vettoriali (embedding) usate nella ricerca semantica;
- Mistral AI — per l’estrazione testuale (OCR) di documenti scansionati.
Questi fornitori elaborano i dati esclusivamente per fornire il risultato richiesto e non li utilizzano per addestrare i propri modelli, in base agli accordi commerciali in essere. StudioDOX non trasmette documenti a nessun altro soggetto terzo.
Accesso alla posta elettronica (Gmail, Outlook, IMAP). Se attivato volontariamente dall’utente nelle Impostazioni dell’applicazione, StudioDOX può collegarsi alla casella di posta dell’utente per individuare e scaricare allegati (fatture, contratti, documenti) da archiviare localmente.
Per Gmail, StudioDOX richiede l’ambito OAuth gmail.readonly (accesso in sola lettura). Questo accesso viene utilizzato esclusivamente per individuare i messaggi con allegati supportati e scaricarne il contenuto degli allegati stessi. StudioDOX non legge, analizza, condivide con terzi né utilizza per addestrare modelli di intelligenza artificiale il testo delle email o altri contenuti della casella di posta al di fuori degli allegati esplicitamente scaricati dall’utente. Nessun essere umano affiliato a StudioDOX accede ai dati di Gmail dell’utente, salvo nei casi previsti dalla Google API Services User Data Policy (ad es. con il consenso esplicito dell’utente, per motivi di sicurezza, o per obbligo di legge). L’uso e il trasferimento a StudioDOX di informazioni ricevute dalle API di Google rispettano tale policy, inclusi i requisiti di uso limitato (Limited Use).
Il token di accesso viene salvato solo localmente sul computer dell’utente. L’utente può revocare l’accesso in qualsiasi momento dalla pagina Autorizzazioni account Google, oppure disconnettendo l’account dalle Impostazioni di StudioDOX.
Licenza e chiavi API. Per attivare l’applicazione, StudioDOX contatta il server del Titolare (studiodox.it/backend) inviando la chiave di licenza, per verificarne la validità e ricevere le chiavi API necessarie al funzionamento (Anthropic, Voyage, Mistral). Questo scambio non include documenti dell’utente né contenuti della posta elettronica — solo la chiave di licenza stessa.
13. Modifiche all’informativa
Il Titolare può aggiornare questa informativa, anche in ragione di modifiche normative o tecniche. La data di versione effettiva è indicata in calce: si invitano i visitatori a verificarne periodicamente il contenuto.